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BITV 2.0 und PDF/UA konforme PDF-Dokumente für Behörden und öffentlichen Dienst.
Barrierefreie PDF-Dokumente mit  – MS Word und Acrobat Pro erstellen

Das „Portable Document Format“ oder kurz PDF hat sich nicht nur für Broschüren, Kataloge und Handbücher, sondern auch für amtliche Dokumente und Formulare als ein immer wichtigeres Format etabliert. Gemäß der EU-Richtlinie sind öffentliche Institutionen und Behörden seit Sept. 2020 verpflichtet, sicherzustellen, dass diese Dokumente von allen Menschen „uneingeschränkt“ zugänglich und lesbar sind.

Mit Adobe Acrobat Pro haben Sie die Möglichkeit, Dokumente aus Microsoft Word, Excel und PowerPoint in barrierefreie PDF-Dateien umzuwandeln. Dabei werden sinnvolle Tag-Strukturen, Lesezeichen, Alternativtexte für Bilder und weitere Informationen in das PDF integriert, um sicherzustellen, dass es von Menschen mit Sehbeeinträchtigungen und motorischen Einschränkungen ohne Barrieren gelesen werden kann.

Zusätzlich erweist sich die Barrierefreiheit eines PDFs auch im Hinblick auf Suchmaschinenoptimierung (SEO) als vorteilhaft.

In diesem Praxistraining werden Sie erfahren, warum Barrierefreiheit ein essentielles Thema ist und welche Eigenschaften ein barrierefreies PDF aufweisen sollte. Sie werden lernen, wie Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumente am effektivsten vorgehen können, um mit minimalem Aufwand aus dem Ausgangsdokument ein barrierefreies PDF zu gestalten, das den Anforderungen der Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0 – EN301549) entspricht. 

Barrierefreie PDF Dokumente erstellen

§ HINWEIS Ab Juni 2025 tritt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) in Kraft, das sich fortan auf Dienstleistungen und den Wirtschaftssektor ausdehnt. Hierzu gehören bspw. auch Gebrauchsanweisungen und Produktbeschreibungen, die als PDF im Internet veröffentlicht werden. Zukünftig müssen auch diese Dokumente barrierefrei gestaltet vorliegen!

Schulungsziel

Barrierefreie PDF Dokumente PDF/A + PDF/UAMicrosoft WordVersierte Trainer*innen vermitteln Ihnen, wie Sie vorhandene PDF-Dokumente in barrierefreie Formate umwandeln und wie Sie mit Microsoft Word gezielt und von Grund auf barrierefreie PDF-Dateien erstellen können.
Sie werden lernen, wie Sie Ihre PDF-Dateien mit den integrierten Methoden in Adobe Acrobat Pro sowie dem strengeren „PDF Accessibility Checker (PAC 2021)“ auf Barrierefreiheit überprüfen können, um sicherzustellen, dass sie den geforderten PDF/UA-Standard erfüllen.

Microsoft PowerpointMicrosoft ExcelOptional: Für die barrierefreie Erstellung von Microsoft Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen bieten wir im Rahmen unserer Einzel- und Firmentrainings zusätzliche Schulungsinhalte an, die an einem separaten Kurstag (s. Tag 3) behandelt werden. Alternativ können Sie Ihre Schulung mithilfe des untenstehenden Kurskonfigurators individuell gestalten.

Für die barrierefreie Aufbereitung von Adobe InDesign Dokumenten besuchen Sie gerne unser Training „Barrierefreie PDFs mit Adobe InDesign erstellen„.

Zielgruppe

  • DTP-Anwender
  • Content-Ersteller und Autoren
  • Angestellte / Beamte von Behörden & Kommunen

Empfohlene Vorkenntnisse

  • sicheres Arbeiten unter Windows
  • Grundkenntnisse in Microsoft Office (vorrangig MS Word)
  • Grundkenntnisse in Adobe Acrobat Pro (siehe Kursdetails)

Schulungsinhalte – Tag 1

  • Grundlagen
    • Barrierefreiheit verstehen
      • Was bedeutet „barrierefrei“?
      • Standards zur Barrierefreiheit (BITV 2.0 / EN 301549)
      • Erfahrung mit Screenreader verstehen
    • Grundlagen von barrierfreien PDFs
      • Grundvoraussetzungen für ein barrierefreies PDF
      • Acrobat DC einrichten und damit vertraut werden
      • Überprüfen, ob ein PDF den Barrierefreiheit-Anforderungen genügt
      • mit dem PDF-Überarbeitungs-Workflow vertraut werden
      • Reihenfolge festlegen
      • Überlegungen: Design & Kontraste
  • Barrierefreie PDFs mit Microsoft Word
    • Ein strukturiertes Dokument erstellen
      • Formatvorlagen verwenden
      • Hierarchie-Ebenen in den Formaten definieren
    • Texte formatieren
      • Erstellen von Listen
      • Fußnoten hinzufügen
      • Sprachauszeichnung und Sprachwechsel
    • Tabellen
      • Tabellen anlegen
      • Tabellenüberschriften definieren
    • Bilder
      • Bilder verankern
      • Alternativtexte für Bildelemente vergeben
      • Bildunterschriften einfügen
    • Navigationselemente festlegen
      • Inhaltsverzeichnisse erstellen
      • Lesezeichen hinzufügen
      • Hyperlinks definieren
      • Textmarken einfügen
    • Metadaten hinzufügen
    • Notwendige Anpassungen nach einer PDF-Konvertierung aus Word
  • PDFs exportieren
    • PDFMaker unter Windows verwenden
    • Export-Grundeinstellungen definieren

Schulungsinhalte – Tag 2

  • Aus Word exportierte PDF-Dateien und bereits bestehende PDF-Dateien barrierefrei gestalten
    • Reihenfolge-Navigationsfenster
      • Umfluss-Reihenfolge definieren
      • außertextliche Elemente auszeichnen
    • Tags-Navigationsfenster
      • Tags hinzufügen
      • Tag-Typ zu ändern
      • Tag als Hintergrund-Element definieren
    • Inhalts-Navigationsfenster
      • Schmuckgrafiken auszeichnen
      • Darstellungsfehler im PDF korrigieren
    • Bilder
      • alternative Texte hinzufügen
      • Hintergrundelemente definieren
    • Tabellen taggen
      • Tabellen korrekt taggen
      • Tabellen mit verbundenen Zellen taggen
      • Bezüge zwischen den Zellen und Tabellenüberschriftzellen herstellen
      • Tabellen-Übersicht hinzufügen
      • den Tabellen-Editor verwenden
    • Navigationselemente festlegen
      • Lesezeichen händisch hinzufügen
      • Lesezeichen automatisch, anhand der Tag-Struktur hinzufügen
      • Hyperlinks einfügen
    • Texte
      • Listen taggen
      • Textabkürzungen definieren
      • Fußnoten taggen
      • Sprachwechsel definieren
  • PDF-Dokument überprüfen
    • Prüfung innerhalb von Acrobat Pro
    • Sicherheitseinstellungen barrierefrei definieren
    • Prüfung mit dem PAC-Checker
    • gängige Fehlermeldungen korrigieren
  • Formulare barrierefrei gestalten
  • Hilfreiche Tipps & Tricks

Schulungsinhalte – Tag 3

Optional – bei Einzel- und Firmenschulungen

  • Barrierefreie PDFs mit Microsoft PowerPoint
    • Masterfolien korrekt einsetzen
    • Aufzählungs- und nummerierte Listen korrekt definieren
    • Hyperlinks hinzufügen
    • Alternativtexte zu Bildern und Grafiken hinzufügen
    • Tabellen korrekt anlegen
    • Lesereihenfolge festlegen
    • Spracheinstellungen
    • Metadaten hinzufügen
    • Notwendige Anpassungen nach einer PDF-Konvertierung aus Microsoft PowerPoint
    • Nachbearbeitung eines aus PowerPoint exportierten PDFs in Adobe Acrobat Pro
  • Barrierefreie PDFs mit Microsoft Excel
    • Arbeitsmappen und wichtige Zellen kennzeichnen
    • Übersichtsregister anlegen
    • Überschriften definieren
    • Korrekter Einbau von Diagrammen
    • Einfacher Tabellenaufbau
    • Hyperlinks hinzufügen
    • Notwendige Anpassungen nach einer PDF-Konvertierung aus Microsoft Excel
    • Nachbearbeitung eines aus Excel exportierten PDFs in Adobe Acrobat Pro
  • Kurzeinführung axesWord für Microsoft Word (vormals axesPDF for Word)
    • Rollenzuordnung definieren
    • Layout-Tabellen kennzeichnen
    • Exportieren eines Word-Dokuments als PDF/UA konformes PDF mit einem Klick

Verfügbare Plattformen:

Microsoft Windows und Apple macOS
Hinweis: Der PAC-Checker ist nur für Windows verfügbar. Nutzen Sie auf macOS ggf. Parallels, VMware oder VirtualBox.

Dauer:

mind. 2 Tage à 8 Unterrichtsstunden.(1) 
(8:30 Uhr bis ca. 15:45 Uhr)

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